Uno dei vantaggi della fatturazione elettronica è quello di poter conservare automaticamente tutte le fatture emesse e ricevute in un unico cassetto digitale. Questo meccanismo, denominato conservazione digitale, è molto utile per evitare che le fatture vengano perse nei meandri della burocrazia cartacea che occupa il nostro ufficio.

Oltre alle fatture elettroniche, conservare i propri documenti creati digitalmente in maniera sicura è possibile grazie ad alcuni programmi che si comportano proprio come il nostro caro archivio cartaceo.

Uno di questi programmi è quello di Conservazione Digitale di Digitale No Problem, che permettere di conservare sia i documenti nati digitalmente che quelli scannerizzati (ossia dematerializzati) da un cartaceo pre-esistente.

Il programma si svolge tutto in cloud: ovunque voi siate potete accedere i vostri documenti, consultarli e scaricarli.

Nel caso di fatturazione elettronica dobbiamo parlare di dematerializzazione o di digitalizzazione?

La dematerializzazione consiste nel “passare” la fattura cartacea, o qualsiasi altro documento, al computer, compiendo la scansione del foglio attraverso uno scanner. Una volta dematerializzato, il file è pronto per essere conservato digitalmente.

Questo processo, con la fattura elettronica, viene totalmente annullato, ed è per questo che si parla di digitalizzazione: la fattura elettronica viene interamente creata al computer, trasmessa direttamente al Sistema di Interscambio (SDI) e inviata in conservazione digitale.

Ricordiamo che i documenti digitali, inclusa la fattura elettronica, non devono essere stampati e il supporto cartaceo non è necessario, a meno che non sia espressamente richiesto durante controlli o ispezioni. In questo caso basta dare libero accesso ai documenti informatici conservati digitalmente a chi effettua i controlli o procurarne una copia, quando richiesta.