Dematerializzazione, flussi documentali e protocollo informatico

Sempre più frequentemente, e per effetto del lungo processo di eliminazione della carta per mezzo delle tecnologie più avanzate, negli uffici delle aziende e  delle Pubbliche Amministrazioni si parla di dematerializzazione, flussi documentali e di protocollo informatico. Anche se questi termini sono diventati ormai frequenti e di uso comune nei suddetti uffici, ancora oggi, attraverso i nostri call-center, blog ed altri canali di comunicazione con la nostra utenza, rileviamo un po’ di incertezza e registriamo l’esigenza di ricevere alcuni chiarimenti che possano semplificare ulteriormente il passaggio all’Amministrazione Digitale per i nostri clienti, e nel pieno rispetto della nostra mission, per chiunque si trovi a gestire la protocollazione informatica ed i flussi documentali di aziende e PA.

Cos’è il Flusso Documentale?

La documentazione ricevuta e prodotta da un’azienda ha un proprio ciclo di vita o flusso documentale che, sinteticamente, va dalla creazione/acquisizione all’archiviazione, passando per la validazione, approvazione e firma del documento.

Un processo di gestione del flusso documentale è “l’insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici” (www.agid.gov.it)

E la Dematerializzazione?

Caratteristica cardine del processo di gestione del flusso documentale è, dunque, la dematerializzazione del documento.

Tralasciamo volutamente il caso di gestione del flusso documentale di documenti cartacei, dato che oggi rappresenterebbe una scelta involutiva e priva di giovamenti. Soprattutto se paragonata ai vantaggi ottenibili dalla gestione elettronica. Solo per citarne alcuni:

  • Eliminazione degli archivi cartacei
  • Facilità di reperimento del documento e di ricerca delle informazioni in esso contenute
  • Gestione unitaria di documenti provenienti da fonti eterogenee (PEC, PEO, fax, scanner)
  • Condivisione del documento
  • Integrità del documento nel tempo

 

Come si può implementare una corretta gestione dei flussi di documenti dematerializzati?

Accantonando per un attimo il punto di vista di un’azienda informatica, che vive di digitale e crede nel digitale, la dematerializzazione, e il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata, è uno dei principali obiettivi dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Difatti, dall’11 ottobre 2015, è scattato per le pubbliche amministrazioni l’obbligo di adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013 che prescrive l’obbligatorietà dell’implementazione del protocollo informatico per la gestione dei documenti informatici.

Per i privati, invece, l’adozione di un protocollo informatico è una scelta e non un obbligo, ma i notevoli vantaggi ottenibili e la digitalizzazione che impatta sempre più su ogni aspetto della vita di un’azienda, stanno determinando il progressivo abbandono del documento cartaceo in favore del documento informatico e, la conseguente, necessità di servirsi di supporti informatizzati per la gestione del flusso documentale.

Abbiamo studiato la soluzione giusta e a norma per semplificare il lavoro delle aziende, pubbliche o private, è PNP-Protocollo No Problem, è un applicazione on-cloud ed on-premise per la gestione del protocollo informatico.

Vuoi vedere come funziona?

Clicca qui per accedere alla versione dimostrativa del nostro applicativo on-cloud e premi su “Login” senza ​compilare i campi per vedere in anteprima il prototipo di “PNP-Protocollo No Problem“.

Commenta il nostro articolo

Ci piacerebbe sapere cosa pensi di questo articolo! Sia che tu voglia esprimere un parere su questo articolo, oppure tu voglia chiedere maggiori chiarimenti od approfondimenti in materia di digitalizzazione, dematerializzazione, gestione dei flussi documentali e protocollazione informatica, potresti adoperare il form qui in basso per interagire con noi! Saremmo lieti di interagire!