Fattura elettronica for dummies

Ovvero, la fatturazione elettronica e la conservazione digitale che potrebbero usare anche i bambini !

Dal giugno del 2014, ossia da quando è scattato il divieto per le amministrazioni dello stato di accettare fatture trasmesse in forma cartacea, abbiamo avuto modo di confrontarci con centinaia di fornitori delle pubbliche amministrazioni e con i loro dubbi relativi all’invio della fattura elettronica. Vogliamo condividere la nostra esperienza presentando le risposte ai quesiti, che ancora, a distanza di tre anni, si pongono moltissimi fornitori quando si trovano vis à vis con la fatturazione elettronica.

Partiamo dalle origini, perché tutt’ora ci accorgiamo che non è neppure chiaro cosa sia una fattura elettronica:

  1. La fattura elettronica è una fattura il cui contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language) che segue uno specifico formato, il formato della FatturaPA;
  2. Alla fattura elettronica viene apposta una firma digitale
  3. La fattura elettronica è una fattura dematerializzata il cui invio è vincolato alla presenza del “Codice destinatario”

Cicli della Fattura Elettronica
Non essendo alla portata di tutti creare un file XML nel formato FatturaPA, sono state sviluppate soluzioni per semplificarne la creazione, come la piattaforma per la Fatturazione Elettronica FNPFattura No Problem, che mediante il solo inserimento delle informazioni (tra cui il Codice Destinatario) in una struttura già impostata, genera la fattura elettronica e, addirittura, non richiede l’acquisto della firma digitale in quanto le fatture vengono firmate da un intermediario.

Cosa accade dopo l’invio di una fattura elettronica? C’è vita dopo l’invio?

SI, c’è vita o meglio, c’è SDI! SDI, Sistema di interscambio, è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate, attraverso il quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche alla PA. Tutte le fatture XML in formato fatturaPA passano per SDI, che effettua dei controlli prima di inviarle alla PA destinataria. Se l’esito di una fattura è “SCARTATO” sappiate che non ha superato i controlli del SDI di conseguenza non è mai stata ricevuta dalla PA.

Cosa accade alle fatture elettroniche una volta consegnate?

Il destino delle fatture elettroniche si decide in 15 giorni! Questo è, infatti, il tempo a disposizione della pubblica amministrazione per emettere un esito di accettazione o rifiuto. Trascorsi i 15 giorni di tempo a disposizione senza l’emissione dell’esito, la fattura assume lo stato di “Decorrenza dei termini”. Ma non è detto che sia finito tutto qui! Se la fattura elettronica in “Decorrenza dei termini” è corretta, la PA provvederà al pagamento. Viceversa, contatterà il fornitore il quale dovrà emettere una nota di credito e, successivamente, una nuova fattura.

Cosa farne delle fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche essendo dei documenti nativi digitali, secondo l’attuale legislazione, devono essere obbligatoriamente sottoposti alla conservazione digitale  a norma (conservazione fatture elettroniche) per 10 anni presso un conservatore accreditato. Un conservatore accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) è un soggetto che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. Esso è sottoposto al rispetto di una complessa normativa, il DPCM 3/12/2013 regole tecniche per la conservazione digitale, che garantisce che la piattaforma informatica di conservazione documentale sia rispondente ai requisiti di Legge. Garantisce, inoltre, che il servizio reso sia costantemente monitorato e controllato dall’Agenzia.

Arancia-ICT, fornitore della suite di servizi digitalenoproblem che comprende, fra gli altri, servizi di fatturazione elettronica e di conservazione digitale come FNP FatturaNoProblem e CNP ConservazioneNoProblem, è un conservatore accreditato AgID.
Per quanto riguarda, invece, la gestione della contabilità è sufficiente, ma esclusivamente per tale circostanza, stampare una copia delle fatture e consegnarle al proprio consulente.

Sulla base della nostra esperienza, ci permettiamo di dare alcuni consigli:

  1. affidarsi ad un fornitore di servizi di fatturazione elettronica che garantisca un’assistenza efficace ed efficiente. Per noi l’assistenza è fondamentale, infatti, i nostri operatori hanno l’esperienza tecnica e normativa per garantire sempre una soluzione;
  2. se la propria esperienza non consente la gestione del processo di fatturazione elettronica, è necessario DELEGARE! Non bisogna improvvisare o provare, ma delegare la gestione ai professionisti. Il nostro servizio FNP Easy  prevede, ad esempio, che ci venga inviata una bozza della fattura e l’operatore penserà a tutto delegando l’intero processo di fatturazione elettronica.