Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale? Quali sono le differenze?

I due termini Conservazione Sostitutiva e  Conservazione Digitale vengono spesso usati come sinonimi anche se la differenza è ormai palesemente sostanziale.

Si definisce Conservazione Sostitutiva il processo che “dematerializza” un documento analogico (es. cartaceo) e lo conserva secondo la normativa vigente (raccoglitore, scaffale). Ad esempio, la normale fattura in file “.pdf”,  ottenuta dalla scansione del documento cartaceo o esportata direttamente dal software gestionale, è un documento analogico.

La Conservazione Digitale è, invece,  il processo che conserva il documento nativamente digitale. Ad esempio, la Fattura Elettronica PA (.xml.p7m) è un documento “nativamente” digitale quindi può essere conservata solo digitalmente; Occorre,quindi,  adottare il processo di conservazione digitale a norma, dato che non può essere conservata su supporto cartaceo.  

Dove posso approfondire la normative sulla Conservazione?

La conservazione digitale mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44), ed è normata dal DPCM 03/12/2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione. Inoltre, il recente DMEF del 17/06/2014 ha finalmente reso conveniente ed economica la conservazione digitale dei documenti fiscali.

Posso conservarmi da solo le Fatture Elettroniche?

Riguardo alle Fatture Elettroniche PA, fare la loro conservazione “in casa” è piuttosto oneroso. Occorre dotarsi di un software specifico, nominare un Responsabile della Conservazione a norma e descrivere il processo nell’ apposito manuale. Quindi, conservare il cosiddetto “pacchetto di archiviazione” per 10 anni, assicurandosi della sua leggibilità nel tempo.

Come conservare a norma i documenti fiscali?

Conservare a norma può diventare semplice ed economica se ci si avvale di servizi digitali forniti da società qualificate ed accreditate presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Si veda, ad esempio, il servizio Conservazione NProblem e gli altri servizi creati per agevolare il passaggio all’Amministrazione digitale erogati da Arancia-ICT, azienda giovane e dinamica, accreditara AgID fin dal 2015.