La gestione delle multe per i fornitori di servizi di noleggio di veicoli

il noleggio di un veicolo da parte di soggetti con esigenze personali o con esigenze lavorative è un’abitudine ormai comune in svariati settori, sia privati che pubblici.

Basti solo pensare, per avere contezza della dimensione del contesto, al noleggio delle auto da parte di dipendenti per le trasferte aziendali o a quello dei turisti nelle stagioni estive.

E si consideri che l’ambiente del noleggio non si limita al mondo delle auto, ma comprende anche il nolo dei mezzi pesanti (camion, TIR, gru …), di mezzi per il trasporto merci o persone, scooter, natanti etc.

Ma, il noleggio di un veicolo determina, per i fornitori del servizio, l’insorgere di una problematica di particolare rilievo: la gestione delle infrazioni al codice della strada commesse dai guidatori dei mezzi noleggiati.

Problematica che, con una sempre più crescente diffusione dei servizi di car rental e car sharing nelle principali città del mondo e un aumento esponenziale delle infrazioni commesse, è divenuta un fattore di particolare criticità che non può essere gestita senza un opportuno strumento informatico.

Il processo di gestione delle multe: lo stato attuale

Conosciamo il processo che deve gestire una società di noleggio e che viene scaturito dall’emissione di una multa per un’infrazione commessa da un conducente di un veicolo noleggiato, processo che denominiamo “processo di gestione delle multe”.

Nel caso di violazione del codice della strada da parte di un conducente di un veicolo a nolo, è proprio il conducente il soggetto che deve farsi carico della multa derivante dalla sua infrazione.

Ma, poichè il veicolo appartiene alla società di noleggio, le multe vengono notificate dagli organi di Polizia, non al conducente ma alla società di noleggio.

Quest’ultima, deve comunicare agli organi di Polizia, entro precisi termini di legge, i dati del noleggiante del veicolo, in modo che la multa possa essere correttamente notificata dagli organi di Polizia all’effettivo conducente del veicolo al momento dell’infrazione.

Infine, la società di noleggio deve comunicare al cliente la ricezione della multa per un’infrazione da lui commessa e l’addebito di costi di gestione.

È facile comprendere come la gestione non informatizzata di un tale processo possa risultare lunga e complessa e non priva di rischi, come il ritardo nella notificazione agli organi di Polizia.

Come cambia il processo di gestione delle multe con l’introduzione dello strumento MULTE No Problem

Multe No Problem è la piattaforma web-based per la digitalizzazione, gestione informatizzata, nonchè semplificazione, dell’intero processo di gestione delle multe. La piattaforma, infatti, consente di automatizzare ogni step del processo, riducendo al minimo i tempi e gli interventi manuali, nel pieno rispetto delle scadenze normative.

In particolare, l’introduzione di Multe No Problem, determina un nuovo flusso operativo, più snello e semplificato, costituito dai seguenti step di processo:

  • Alla sottoscrizione del contratto di noleggio, la piattaforma genera un fascicolo contenente ogni documento inerente al cliente (contratto, documenti di riconoscimento …);
  • alla ricezione di una multa, questa viene catalogata e corredata di tutta la documentazione cartacea pervenuta e, mediante un QRCode generato dalla piattaforma ed apposto sulla documentazione, acquisita tramite scansione e associata automaticamente al contratto che il conducente ha sottoscritto e, di conseguenza, al suo fascicolo;
  • mediante PEC agli organi di Polizia, dalla piattaforma vengono notificati i dati del conducente al fine di assegnargli la responsabilità della multa nel rispetto dei tempi legali previsti per la notificazione;
  • tramite mail, dalla piattaforma viene comunicato al cliente che è stata ricevuta una multa per una infrazione da lui commessa e che gli verranno addebitati direttamente sulla sua carta di credito, utilizzata per il noleggio, tutti i costi di gestione della pratica;
  • mediante apposita funzionalità, dalla piattaforma si procede all’addebito sulla carta di credito del cliente, dei costi di gestione della pratica, e all’emissione della fattura relativa all’addebito per la gestione della pratica.

La piattaforma implementa anche un modulo per la reportistica sul processo di gestione delle multe. Il Gestore potrà pertanto avere visibilità su un ventaglio di dati specifici e aggregati sulle multe e potrà utilizzarli per migliorare la qualità del servizio offerto e contestualmente pianificare in modo più preciso le proprie attività.

La piattaforma Multe No Problem è un valido alleato per i gestori dei servizi di noleggio in quanto frutto di analisi, progettazione e continuo aggiornamento “sul campo”, ossia frutto dell’esperienza e delle necessità di gestori del servizio di noleggio che già lo utilizzano da diversi anni.

È arrivato il momento di digitalizzare il vostro processo di gestione delle multe. Per andare oltre e ottenere innovazione e risultati