Produzione e conservazione del registro protocollo, come fare?

Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Vediamo cosa ciò significhi per una Pubblica Amministrazione.

Registro protocollo

Come visto nella roadmap,  innanzitutto è necessario individuare le AOO, Aree Organizzative Omogenee, ossia un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare, “all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo” (fonte: AgID) e nominare per ognuna di esse i relativi responsabili.

Individuate le AOO, è necessario adottare il manuale di gestione. Il manuale di gestione descrive come è necessario gestire il flusso documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna e le funzionalità disponibili per tutti i soggetti, interni o esterni all’amministrazione, che interagiscono in qualsiasi misura con essa. Adottarlo, quindi, significa applicare concretamente quanto in esso indicato.

A questo punto, è necessario definire tempi, modalità e misure organizzative per la dismissione di tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico e, dunque, procedere con l’implementazione del protocollo informatico.

Siamo giunti all’ultima tappa, il cuore del processo, ossia la conservazione digitale a norma del registro giornaliero di protocollo, che deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione.

Apriamo una piccola parentesi, il Sistema di Conservazione è l’insieme di hardware, software, politiche, procedure, linee guida, regolamenti interni, infrastrutture fisiche e organizzative, volto ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti e può essere in house alla PA o affidato in outsourcing ad un terzo purché sia un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), come Arancia-ICT.

Come si articola il processo di “invio in conservazione” del registro giornaliero di protocollo?

Per capire come inviare in conservazione il registro protocollo potrebbe tornare utile la seguente tabella riepilogativa (fonte: AgID):

  1. Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità
  2. Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
  3. Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
  4. Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
  5. Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
  6. Verifica del buon esito del versamento

protocollo informatico

Qual è il partner ideale per l’implementazione e conservazione di un registro protocollo?

Ci rendiamo conto che l’introduzione di un sistema di protocollo informatico non è un processo semplicissimo ma, allo stesso modo, il percorso verso la digitalizzazione è ormai fondamentale e sottrarsene sarebbe anacronistico. Scuole, istituzioni universitarie e tutte le amministrazioni dello Stato devono saltare nel futuro e Arancia-ICT può essere il loro valido alleato.

Arancia-ICT può sostenere la PA nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico, grazie a PNP-Protocollo No Problem, e alla conservazione digitale a norma con CNP-Conservazione No Problem, due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo con in più la sicurezza di affidare i documenti ad un conservatore accreditato che ha realizzato una piattaforma informatica rispondente alla normativa e ha adottato un modello di gestione come richiesto da AgID.